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賬務處理軟件系統

賬務處理軟件建賬是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設置。在建賬之前，會計科目還沒有設立，前期各科目的余額和發生額也無法輸入，所以建賬是賬務處理軟件正式使用之前必經的首要步驟。系統軟件的初始化也是賬務軟件使用中一次性的工作，系統初始化過程中設定的會計科目代碼結構及一些參數在結束建賬后即無法修改，系統初始化的質量對賬務軟件的質量和工作的效率將產生直接的影響，所以系統軟件的初始化設置也是非常重要的。實際工作中，有不少會計軟件用戶因為初始化的不恰當而嚴重影響了系統的使用效率和質量。目前出版的有關會計電算化的書籍大多數只介紹會計軟件設計的程序語言、程序結構及編寫原理等，對會計軟件系統初始化很少涉及。本文從初始數據收集、編碼設置、數據裝入、環境設定等幾個方面談談系統初始化。

一、數據收集

系統初始化需要收集手工賬中的會計科目和各科目的余額，如從年度中間開始建賬還需要收集各科目的累計發生額、年初余額。所以需預先從手工賬中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發生額，避免遺漏，以保證初始化時輸入的數據的準確、順利。

二、編碼設置

賬務系統中廣泛應用代碼，在此主要介紹科目代碼的設置。建賬時要將收集到的會計科目加入賬務系統，建立賬務系統的會計科目體系。在電算化賬務系統中除了象手工賬務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯數字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數段，每一段設有固定的位數表示不同層次的會計科目。如*9段表示總賬科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。在設定科目編碼時需要重點注意以下問題：

（一）系統性

財政部已制定的各行業會計制度中都系統地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規定，設立明細科目編碼除會計制度有規定的以外，可按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的系統性和統一性。

（二）一義性

要保證每一個代碼對應于一個會計科目，既不允許出現重復的科目編碼又不允許出現同名的會計科目，但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統接受而不認為是同名的會計科目。

（三）簡潔性

在滿足管理要求和適合計算機處理的的前提下，力求代碼簡單明了、位數越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。

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