如何做好合同臺賬管理

現代企業的經濟活動都是通過合同來反映的，因此，每個企業都會面對很多不同類型的合同。如此多的合同，就要求合同管理者要做好合同臺賬管理。好方法才能出好效率，做出好臺賬，為了幫助大家管理好合同，提高工作效率，小編整理了如下方法。

一、了解臺賬要求，認真對待

臺賬在現代企業經營管理中的作用越來越大，是企業實現規范化和精細化管理的一項必備工具。

舉例：研發費用

企業臺賬管理的要求：

1.專人負責、專人管理

2.確定臺賬登記的類型

3.及時登記

4.審核和定期檢查

5.規范填寫

6.臺賬形式標準化

二、先確定目的，再著手準備

任何臺賬的建立首先都要明確建立的目的，為臺賬建立以及欄目設置指明方向，不同的臺賬其目的是不同的。

臺賬的建立目的：

A、業務臺賬：

1.便于企業管理以及使用人查閱資料；

2.為制定報表提供依據；

3.便于各級主管部門了解公司的實際經營狀況。

B、固定資產臺賬：

1.便于企業進行固定資產管理、生產計劃管理和設備修理管理；

2.合理配置并有效使用固定資產提供分析依據；

3.為企業進行資產建賬和統計分析的重要依據。

C、銷售臺賬：

1.確保產品銷售的可塑性，發現問題可及時與客戶進行溝通；

2.能夠及時反映企業全面的銷售結構和基本往來情況等。

D、安全臺賬：

1.可以再現企業安全生產工作的開展情況，便于相關部門檢查企業安全管理情況；

2.是企業積累安全生產工作經驗的需要；

3.是企業規范管理的需要。

E、資金臺賬：

1.真實完整地反映與某公司在一定時期內的經濟往來；

2.為及時、準確編制資金計劃，有效地安排資金使用提供依據；

3.為企業整體資金的運轉提供真實資料；

4.切實解決企業各項資產不清、產權不明、管理混亂、處置不當等問題。

F、庫存臺賬：

1.為核算、監督庫存產品提供依據；

2.實現與物流運輸的對賬工作，為現場盤點提供對照數據；

3.隨時了解各項資產、產品等庫存情況，便于管理，調撥等。

G、合同臺賬：

1.通過合同管理，使決策者了解本企業的生產、銷售情況，便于檢查工作進度，滿足企業經營、管理活動的基本需要；

2.提高企業合同的履約率；

3.可以及時掌握經營、管理執行情況，對企業實行動態管理具有重要意義；

4.有利于合同資料系統化、條理化管理，積累歷史資料。

H、人事臺賬：

1.了解企業員工基本情況以及人事變動情況；

2.為企業選人、用人、留人提供依據；

3.考證職工身份、資歷；

4.預防發生勞動糾紛；

5.記載員工工作業績，確定員工工資待遇等。

確定臺賬目的小貼士

企業各部門各崗位應按要求建立相關臺賬，不同的臺賬應明確其建賬的目的和意義，以真正便于管理相關事務，能夠起到追本溯源的作用。

臺賬建立的目的應根據實際工作確定，管理者應做好監督和指導。

三、明確臺賬內容，掌握具體要素

明確臺賬內容很重要，需要設置什么內容，如何設置都會影響到臺賬的使用效果。

舉例：合同臺賬

一個企業建立和使用臺賬的目的，就是想把大量發生的行為、大量的資料用一個表或一張紙的形式記錄和反映出來，讓使用者快速、有效地閱讀，以便于提高掌控能力，提高經濟效率。

明確臺賬內容的小貼士

明確臺賬內容是企業進行臺賬管理的基礎工作，須事前調研，掌握具體要素，確保臺賬內容充實明了。

四、理清具體程序，按步驟進行

建立臺賬的主要步驟：

確定人員及部門責任，制定管理制度。

前期準備，包括整理、匯總臺賬資料，如原始憑證、單據、日志、報表等，進行盤點，將臺賬所屬對象進行分類編號等。

分析和完善各相關工作管理流程，理清具體程序，如生產作業管理流程、倉庫庫存管理流程、質量檢驗管理流程等，為建立臺賬打下基礎。

根據管理流程在各環節建立有關臺賬記錄、收集匯總相關單據、日志、計劃等，將各類臺賬統計匯總，形成完整的臺賬體系。

臺賬建立小貼士

企業的經營運作就是一個完整的系統，比如，銷售流程、采購流程、制造流程等，在建立臺賬時也應形成一個有機的整體，明確每一個流程的具體程序，按步驟進行。

五、科學分類和編號，方便檢索

臺賬分類編號的方法：

一般來說，企業臺賬分類編號應遵循臺賬形成的自然規律，保持各類臺賬之間的聯系，便于保管和利用。分類時可以根據企業實際情況選擇分類方法，如：按照部門分類、按照用途分類等。

臺賬分類管理小貼士

分類和編號是企業進行臺賬管理的基礎，做到科學分類和編號，可以一目了然地掌握和了解企業各項臺賬的基本內容，便于集中統一管理。