會計檔案該如何進行歸檔和保管整理

財務部負責檔案管理的人員按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務部臨時保管兩年，再移交檔案管理部保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經檔案管理部同意。

財務部臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合公司檔案管理的有關規定，出納人員不得兼管會計檔案。

1.會計核算電子賬套應設置自動備份功能，每天在服務器上進行自動備份，并且一周最少一次將備份帳套拷貝至移動硬盤。年度賬套應刻制成光盤，以利于長期保存；

2.會計憑證需在次月20日前完善附件，整理裝訂完畢；會計賬簿需在會計年度結束1個月內打印完畢，裝訂成冊，整理歸檔；

單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。

3.財務報告、管理性報表等會計核算資料的保管分紙質和電子文檔兩種，紙質部分需在次月20日前整理歸檔，電子文檔需妥善備份，避免丟失；

4.納稅申報資料（包括紙質申報表、納稅輔助說明資料及其他稅務局要求報送資料、統計局報送資料等）需在次月20日前整理歸檔，并于年度結束3個月內整理裝訂成冊，以便于長期保存；

5.發票應將未開具發票及作廢發票全聯分別保管，作廢發票必須各聯齊全；

發票的存放和保管嚴格按照稅務機關的規定辦理，不得丟失和擅自損毀，如有丟失當日書面報告主管稅務機關；

需建立發票領用制度，設“發票領用登記本”，領取時要記載領用日期、發票號碼、開具項目、金額，并由領取人簽字。

收據保管參照發票保管的辦法執行。

6.審計報告、稅審報告、評估報告、內審報告等外部鑒證、咨詢資料，應將紙質部分按類別、年限歸檔，妥善保管；各類鑒證、咨詢資料應取得電子版本，妥善存儲；

7.會計人員工作交接需編制會計移交清單，會計移交清單應作為會計檔案的一部分，存檔保管；

8.各類檔案的保管需建立子檔案目錄清單，并且打印一份粘貼在檔案盒上，以方便查找。

9.同時滿足下列條件的，公司內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；

（二）使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；

（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

公司從外部接收的電子會計資料符合上述條件，且附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

財務部向檔案管理部辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，辦理檔案移交手續。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

檔案管理部接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。