原始單據數字化在網上報銷的重要性

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一是原始單據數字化有利于滿足財務審批人員需要看到原始單據進行審批的管理習慣。傳統的審批流程運轉時，財務審批人一般先翻閱需要進行審批的原始單據和相關的報告等，然后簽注手工審批意見。而日前，一般的網上報銷應用模式并不是把原始單據掃描進電腦，而是由報銷人根據原始單據內容（包括金額、事由、費用類型、發票號碼等相關信息）在網上報銷系統中填寫報銷憑證，這種方式下審批人無法看到紙質票據的影像。為了滿足財務審批人需要看到原始單據的管理習慣，有必要通過掃描儀、攝像頭等終端設備將紙質的原始單據數字化后，作為電子報銷單的附件以備審批人調閱。同時報銷系統根據預先配置的流程信息，將電子單據和原始單據影像一起提交給審批人進行審批。這樣審批人審批時對報銷內容有直觀、感性的認識，使審批人做到心中有數。
 
二是原始單據數字化有利于提高單據查詢的效率，優化單據查詢的效果。目前很多財務軟件，都沒有設置對記帳憑證附件資料的存儲管理功能，一般只是簡單地記錄每張記帳憑證附件資料的份數。操作過程一般是依椐相應的原始單據制作電子記帳憑證，將其打印出來后并附上原始憑證資料裝訂成冊進行管理，電子核算數據與原始單據資料是分離的。這種分離保存不便于發揮財務信息化的快捷優勢，如需查詢某項內容的附件資料，就必須先查詢電子憑證，然后再到檔案部門翻尋相關原始附件，效率的低下是顯而易見的；原始單據資料“正本”是采用傳統方法的訂本式管理，裝訂位置會占據一定的面積，復印“正本”資料時部分內容會被遮蓋；另外有些“正本”資料字跡隨著時間的推移可能會出現不同程度的褪色，如果復印效果也。會不理想。而實現原始單據數字化有利于提高單據查詢的效率，查詢結果清晰、完整。
 
三是原始單據數字化有利于會計信息高度共享、快速整合。單位領導在總結和決策時，可能需要對某一個或某一類型的項目進行全面、綜合了解、分析，而原始資料已經進行了財務歸檔，必須通過先查電腦數據后再翻查會計記賬憑證附件資料，一一復印整理出來，困難較大，耗時耗力。而如果對所有會計信息都已經實現原始單據資料數字化，并進行全面地整合、科學地分類管理，實現數據共享查詢，那么領導在做橫向對比、縱向比較、綜合決策時，將會事半功倍。
 
四是原始單據數字化有利于財務公開，加強廉政建設。數字化的原始單據影像在財務信息化平臺里可以在線查詢、調閱、對比等，增強了行政事業單位財務管理和會計核算的透明度及規范性，形成多部門、多用戶流程化運轉，財務審批人、工作人員廣泛參與，多手段同時運用的立體監督格局，使財務事項在事前、事中、事后實現全程監督。有利于推動行政事業單位財務公開制度，促進建立健全公開、透明、規范的財務監督機制，加強廉政建設。
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