會計從業人員培訓班

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電算化會計紙質檔案的管理

對于計算機打印輸出的書面檔案，在電算化會計系統中應設置控制機制，實行輸出檔案在機內的自動連續編號，以便于從總體上把握書面輸出的文檔。此外，還應制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度，操作時嚴格按照制度規定進行記錄，打印出的紙質檔案經審核人員核對以后，應加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會計機構負責人的印章或者簽字，以明確責任，保證檔案的法律效力。這樣，將責任落實到人，在一定程度上能有效地保障輸出紙質檔案的安全可靠。

還應指出，在紙質檔案和電子檔案的雙套制管理體制下，無論哪一種形式的保管體系，均應注明另一種形式的相關信息。如在紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”中注明相對應的電子檔案的檔號及存址，以便利用時相互對照。

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