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電子報表的編制與會計科目的設置

在手工編制報表時代，為了減少計算量，經常從相關的報表中提取數據，比如損益表的本年累計數從上個月的本年累計欄提取后，加上本月發生額而成，資產負債表的未分配利潤從損益表中提取凈利潤后加上年初未分配利潤而得。這種提取方法，必須保證該相關報表數據已經存在，人為地限制了報表的產生次序，顯然不合管理會計軟件的發展趨勢。同時，運行時還可能因為打開多個報表而降低軟件的運行速度。而一旦相關報表的格式發生變動，更可能要牽一發而動全身，加重了軟件的維護工作。所以，在電子報表中，從相關報表提取數據已不再是一種優點反而是一種缺陷。事實上，現在的電腦都十分高級，讓報表獨立計算數據，也多花不了幾秒鐘的時間。企業在規劃電算化的時候，應該考慮到這一點，不能簡單地照搬手工方法。

下面以兩大會計報表：資產負債表、損益表為例，具體分析電子報表的編制公式。

資產負債表

對手工操作來說，資產負債表難在科目太多，計算量大，不易平衡。但對電腦來說，在不遺漏科目，不搞錯借貸方向的情況下，最容易造成報表不平衡的，就是“未分配利潤”項目，本項目是根據年初“利潤分配━未分配利潤”及期末“本年利潤”合計而來。在手工結轉損益科目至“本年利潤”時，漏轉、多轉或少轉都會造成“本年利潤”的余額不準確，從而引起報表左右二欄的合計數不相等。因此，為保險起見，本項目可以在原來公式的基礎上，再加上（或減去）各損益科目的余額。

假設某企業只有財務費用一個損益科目，本期發生額是借方10000元，則其簡化公式是：本年利潤－財務費用。若月末轉帳，則本項目金額是：本年利潤（-10000）－財務費用0＝-10000元若采取“表轉帳不轉”方法，則本項目金額是：本年利潤0－財務費用10000＝-10000元若月末帳面多轉了10000元，則本項目金額是：-20000-（-10000）＝-10000若月末只轉了5000元，則本項目金額是：-5000-5000＝-10000可見，這種公式下，無論出現何種情況，其最后金額都是-10000元即適合采取“表轉帳不轉”的企業，也適合“帳轉法”的企業，并且不怕漏轉或少轉。畢竟結帳后的人工操作失誤還可以在下個月進行調整，而結帳后的資產負債表卻必須確保平衡。另一種方法就是將年初的未分配利潤加上損益表中的累計凈利潤，此法牽涉到其他報表，其弊端前言中已經提到。

損益表

與資產負債表相比，損益表的欄目就少多了，手工編制的工作量也比資產負債表要少。但在電算化中，編制產生一張準確的損益表，卻更不容易。存在問題根據會計原理，期末損益類科目都要結轉到“本年利潤”科目，結轉后的損益類科目借貸方金額相等，期末余額為零。因此，損益表中各欄目數據就不能象資產負債表一樣，直接提取總帳中損益類科目的余額，那樣只能產生一張空白表。于是，有些企業就采取“表轉帳不轉”的方法，即期末各損益類科目都不結轉，保留本期發生額及期末余額。這樣，1－11月份的損益表就可以跟資產負債表一樣，直接從總帳提取數據了。問題是，在現行會計制度下，年末各損益類科目必須全部結轉至本年利潤至未分配利潤。因此，目前的各財務軟件，年末處理流程都是先結轉再結帳最后產生報表，其結果12月份的報表仍將是空白的。變通方法舉例來說，如果本期財務費用是10000元，其期末的結轉分錄是：

借：本年利潤10000

貸：財務費用10000

結轉后的財務費用借貸方金額均為10000，余額為零。因此，我們可以將其貸方發生額10000作為本期的財務費用，總帳中的貸方累計數作為本年累計。其他各欄目類推。這種方法雖可使1－12月份的損益表都不會變成空白，但其準確性缺令人懷疑。在上述的10000元財務費用中，如果利息支出是20000元（借方），利息收入是10000元（貸方），則結轉之后財務費用的借貸方金額均為20000元。按照提取貸方金額的方法，反映在損益表上的財務費用將是20000元，而不是實際發生的10000元。

此外，象存貨盤盈時的貸方管理費用、銷售退回時的借方收入等等（具體分錄可直接參閱相關的會計書），這種因日常業務引起的借貸方均有發生額的情景，都會跟財務費用一樣，造成相關欄目的數據失真，并最終導致損益表的凈利潤不等于資產負債表未分配利潤項目期末數與年初數之差。當然，在實際處理上也可以借用紅字方法轉移方向，強行使日常業務的分錄只借（成本費用類）或只貸（收入類），但誰能百份之百地保證只借和只貸呢？（結轉時的方向本就相異，所以軟件設計上也不可能限制成只借只貸）因此，這種變通方法也只是治標不治本。解決之道由以上的分析可以看出，要直接從損益類科目提取數據是很困難的。那么，可不可以改為從其他科目提取呢？我們知道，期末結轉至本年利潤的金額，就是該科目本期的實際發生額。因此，只要在本年利潤科目下設置相關的子目，我們就完全可以由本年利潤科目相關子目中提取本期的發生額及期末余額，作為該科目的本期發生額和本年累計。在上例中，會計分錄就改成：

借：本年利潤━━財務費用10000

貸：財務費用10000

如果期末結轉到“本年利潤”的分錄、年末“本年利潤”各相關子目結轉到“利潤分配--未分配利潤”的分錄也由軟件自動處理，那就更加理想了。而這種自動結轉功能，對電腦來說則是小菜一碟。

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