備用金要如何進行會計處理

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備用金主要用于小額零星報銷費用支出，其使用范圍為：除工資統發項目外的國家規定對個人的其他支出；出差人員必須隨身攜帶的差旅費；其他確需支付現金的支出等。

（一）定額管理

1．按定額撥付備用金：

借：其他應收款——備用金

貸：庫存現金

2．使用后報銷時（花多少補多少，花掉的計入成本費用，“補”是指用現金補足花掉的）

借：管理費用（銷售費用等）

貸：庫存現金

（二）非定額管理財務部門根據企業內部某部門或個人的實際需要，一次付給現金，使用后持有關原始憑證報銷，報銷時財會部門根據所付款項和應報銷的金額進行清算，若有余款全部收回，若不足，則補足差額。

1．按實際數額撥付備用金：

借：其他應收款——備用金（××）

貸：庫存現金

2．使用后報銷時（實報實銷，多退少補）

借：管理費用（銷售費用等）庫存現金（原借多了，由經辦人員退回的現金）

貸：其他應收款——備用金（××）

或：

借：管理費用（銷售費用等）

貸：其他應收款——備用金（××）庫存現金（原借少了，應補給經辦人員的現金）

（實行定額管理“備用金”科目的金額平時不做變動，只有企業改變備用金的定額時才做變動。）

【案例】

某公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1 600元，預借時，財務部門根據借款憑證編制現金付款憑證，其會計分錄為：

借：其他應收款——備用金(行政科)                                                  1 600

貸：                                                                                                1 600

行政科購買辦公用品1520元后憑發票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現金80元，財務部門編制轉賬憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用                                                                                  1 520

現金                                                                                                    80

貸：其他應收款——備用金(行政科)                                                  1 600

如果行政科實際購買辦公用品1 780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規定編制轉賬憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用                                                                                   1 780

貸：其他應收款——備用金(行政科)                                                  1 600

現金                                                                                                   1 80

出納員付給行政科現金180元，退還行政科經辦人員其墊付的現金180元。

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