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公司報銷費用審查發票注意事項
一、為什么經濟業務往來應要求對方提供發票?
簡單講,發票是經濟業務真實性的證明之一,表明了雙方的權利義務。我們與境內其他公司或機構的業務往來,如需向對方支付一定款項,應向其索取相應證明憑證,最常見的憑證就是對方開具的有效發票或財政監制的行政事業收據。
二、何種情況下應取得哪種發票?
常見的發票包括增值稅專用發票、增值稅普通發票、增值稅納稅人使用的普通發票,營業稅納稅人使用的普通發票和專發票等。
1、增值稅發票:增值稅是一種流轉稅,購貨方可以用取得的專用發票進項稅抵扣產品賣出的銷項稅。所以原材料國內采購、與生產活動密相關的其他采買(包括實驗耗材)、對機器設備的修理、安裝業務一般應要求對方開具增值稅專用發票。何謂與生產活動有關,例如:同樣是打印耗材,用在辦公室是不能抵扣的,開普通發票就可以了;如果是用于車間的生產記錄打印,在財務是記入制造費用,在稅務上是可以抵扣的,所以可以要求對方開專用發票。購進固定資產目前是不能作進項抵扣的。其他用于辦公室、食堂的日常購買開普通發票就可以了。
2、營業稅發票:交通運輸業、建筑安裝、金融保險業、郵電通信業、文化體育業、服務業。其中比較多種類的發票是定額的,比如餐飲發票。建筑工程、安裝工程的服務商如果注冊地是中山以外地市,必須到我公司所在地地方稅務局代開營業稅發票,否則公司可能承擔額外稅款。
3、專業發票:一般都出現在(國有)壟斷行業中,如火車票、電子客票。
4、行政事業收據:政府機關等行政單位是非營業性機構,收費一般提供的行政事業收據。
三、發票的真偽主要有以下判斷依據,一般情況下:
1、看發票是否套印全國統一發票監制章:除了一些專業發票和行政事業收據,我們工作中常見發票的監制章由省以上稅務局統一制作和發放,刻制監制章的企業由省以上稅務局確定?!度珖y一發票監制章》形狀為橢圓形,上環刻制“全國統一發票監制章”字樣,下環刻制國家(地方)稅務局監制字樣,中間刻制稅務機關所在地省、市(縣)的全稱。
2、.發票的底紋紙是否有真偽識別標記:看印刷發票用的水紋,大多數普通發票背光看發票紙中間的菱形防偽標志中間有大寫“SW”字樣;也有的服務業發票是用網狀條紋進行防偽處理的。
3、.增值稅發票一般用無色油墨紙套印。
4、有的發票提供了防偽查詢電話。
其實,有時侯對方的公信度是*4佐證,所以說有一定規模的公司最可信賴。
四、取得發票時應核對哪些問題?
我們在購買商品、接受服務以及從事其他經營活動支付的款項,應當向收款方索取發票并核對以下內容:
1、是否是正式發票或稅務機關監制的其他收款憑證(公司原則上不接受普通收據入帳);
2、.填寫的抬頭是否齊全的;除定額發票外(如餐費發票),應有完整的公司抬頭“********公司”,有開票時間(增值稅發票注意有無超90日抵扣有效期限);
3、開票項目或品名規格,數量單價,合計金額正確。不能只寫“購物品一批”、“購文具”,如果品種較多發票列示不下請另附清單。金額超單張限額的,應分多張開票。注意發票字跡是否清楚;
4、必須加蓋對方財務專用章、發票專用章、或公章;
5、快遞單不能直接作為報銷憑證,應要求對方另開發票;
另外:海外包括港懊臺地區的Invoice、收銀小票、其他商業票據可以接受。
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